PATRIK ENGELLAU: Tipping point

Byråkratin är en beundransvärd skapelse. Allt är regelbundet, förutsägbart och rättvist när det fungerar som det ska. Den handläggande tjänstemannen har en inkorg på vänster sida av skrivbordet och en utkorg på höger sida. Han tar ett ärende ur inkorgen. Det kan handla om en bygglovsansökan för en röd bastu med vita knutar vid strandkanten. Tjänstemannen kontrollerar i det av politiker fastställda regelverket hur just den här ansökan ska bedömas. Sedan stämplar han ansökan som Beviljad eller Avslagen och lägger akten i utkorgen. Det hela fungerar med maskinmässig noggrannhet.

Systemet är robust och konstruerat för störningar. Antag att handläggaren kommer i beråd eftersom ett nytt ärende har en ovanlig karaktär. Han har kanske vant sig att bevilja röda bastubodar med vita knutar och så kommer det en ansökan avseende en gul bastu med gröna knutar. Inget svar framgår av regelverket. Lösningen är att han uppsöker en högre hierarkisk nivå för att få ledning. Hans chef fattar beslut och så kan produktionen komma igång efter detta korta men för handläggaren lärorika avbrott.

Men säg den ordning som aldrig råkar ut för systemhotande malörer. När jag var statstjänsteman fick jag uppleva att byråkratin har en tendens att förlora stabiliteten och hamna i ett slags ond, självförstärkande svängning. Om detta skrev jag en artikel i verkets personaltidning under rubriken Internpromemorieexplosionen.

Internpromemorian är ett mer komplicerat byråkratiskt verktyg än exempelvis Beviljad-stämpeln för strandnära bastubodar men därför också ett känsligare instrument som har inneboende tendenser att löpa amok om det inte hålls under sträng kontroll. Antag att verket står inför en allvarlig policyfråga. (Det gör verk alltid, det finns ständigt nya utmaningar att förhålla sig till.) Då får en handläggare i uppgift att utreda den nya policyfrågan i alla relevanta perspektiv (samt några som inte är relevanta bara för att visa att jobbet är gediget genomfört).

Här kommer en komplikation. Innan den utredande internpromemorian med förslag till beslut presenteras för den beslutande församlingen, kanske verkets direktion, vill även andra berörda avdelningar eller byråer inom verket bli informerade och framlägga synpunkter. I välskötta myndigheter är alla avdelningar berörda av allting om du frågar dem själva. Så när du som handläggare har författat din promemoria ska den läsas och kommenteras av ett antal andra instanser på dess väg till direktionen. Dessa instanser kan vara Ekonomibyrån, Rådet för genusfrågor, Informationsbyråns avdelning för presskontakter, Human Relations, Kommittén för Mänskliga Rättigheter, IT-avdelningen, Administrativa byrån, Rättsavdelningen, Kundmötesavdelningen, Avdelningen för hållbar tillväxt samt åtskilliga andra.

Vi kan anta att det tagit dig tre dagar att skriva promemorian. Att läsa och kommentera den tar två timmar per läsande handläggare från de andra byråerna. Dessa två timmar måste tas från läsarens övriga arbetsuppgifter. Det uppstår alltså en personalbrist på två timmar för varje läsning. Två timmar är visserligen en hel del tid men sådana problem kan verket i allmänhet kompensera genom rationalisering och de övriga ständiga ansträngningarna att effektivisera verksamheten.

Men tänk dig nu att tolv personer ska läsa din promemoria. Du har stoppat in tre dagar gånger åtta timmar är lika med 24 timmar nyttigt arbete genom att utforma promemorian. När tolv personer vardera ska ägna två timmar åt att läsa och kommentera den uppstår en personalbrist på 24 timmar inom de övriga avdelningarna. För verket som helhet går det alltså jämnt upp. Din avdelning har stoppat in 24 timmar och de övriga har tagit ut 24 timmar.

Man inser lätt att just här har myndigheten nått en tipping point. Om ytterligare handläggare ska läsa promemorian har den blivit en förlustaffär i verkets arbetstidsbudget. Promemorian har alltså stulit mer tid än den själv bidragit med. En myndighet som hamnar i en sådan belägenhet är som ett flygplan som fått ena vingen bortskjuten och hjälplöst virvlar ned mot marken. Det hela förvärras av att myndighetens nya situation föranleder nya utredningar som ytterligare drabbar tidsbudgeten. Myndigheten upplever att den drabbats av galopperande personalbrist och kräver desperat budgetförstärkningar för att kunna anställa mer högutbildad personal som naturligtvis får i uppgift att utreda läget och skriva promemorior om angelägna åtgärder varpå skadan förvärras.

Själva tillförseln av nya resurser tvingar fram behov av resursförstärkning. En myndighet som fallit i sken på grund av detta slags självorsakade återkoppling har snart inte tid med några yttre omständigheter såsom förhoppningsfulla bastubadare eller andra slags medborgare.

Patrik Engellau